MISSION PRINCIPALE

Assurer le secrétariat du DG 

Gestion de l’agenda du DG

Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’établissement

Gestion du courrier en liaison avec l’Assistante de Direction

Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports,convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser

Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet(annuaire et organigramme institutionnel)

Constitution et préparation de dossiers

Assurer le lien avec la Présidence- Réalisation de mailing

Appui ponctuel aux chargés de missions de la DG

Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus(réunions chefs de services…)

Assurer la gestion des demandes de places de parking et traiter les demandes d’autorisation pour certaines manifestations(foire, interviews extérieurs…)

Compétences théoriques

Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et des ecrétariat

Bonnes capacités rédactionnelles

Très bonne maîtrise des techniques bureautiques 

Savoir-faire opérationnel

Excellente expression orale et rédactionnelle

Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint…)

Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie,agenda électronique…)

Analyse et gestion des demandes d’information

Capacité d’organisation, polyvalence

Aptitude à travailler en équipe Discrétion

Maîtrise de la communication obligatoire

Savoir-faire comportementaux

Discrétion, sens de la confidentialité

Bon relationnel, bonne présentation

Forte capacité d’organisation

rigueur et méthode

Bonne capacité de résistance au stress